Quelle que soit sa nature, un évènement ne sera une réussite que s’il est parfaitement organisé. Se lancer dans un tel projet sans l’aide de professionnels peut être très hasardeux. En effet, vous risquez d’accumuler les erreurs qui vous conduiront à coup sûr vers un fiasco. L’idéal serait plutôt de sélectionner avec un soin un service traiteur pour vous accompagner sur un tel projet. Là encore, faites attention à ne pas commettre certaines fautes. En voici quatre qui pourraient gâcher votre fête à coup sûr !
1. Choisir le premier prestataire qui se propose
C’est l’erreur la plus commise surtout par les débutants, qui n’ont pas l’habitude d’organiser des évènements. Vous pourriez penser que le premier prestataire que vous avez sous la main fera sans doute l’affaire. Ses propositions ne manqueront pas d’attrait, et vous vous demanderez pourquoi chercher mieux ailleurs. Ce genre d’attitude est absolument à éviter, si vous souhaitez que votre évènement soit une réussite.
Pensez toujours à comparer les offres de plusieurs prestataires, avant de faire un choix définitif. L’exploration de nombreuses pistes vous permettra de trouver exactement ce dont vous avez besoin. Évidemment, il faudra faire confiance à des professionnels expérimentés comme les traiteurs La Rochelle. Avec une telle équipe, vous avez de grandes chances de bénéficier d’une prestation de qualité et à la hauteur de votre évènement. Évitez donc les amateurs, et misez sur les professionnels.
2. Organiser l’évènement au dernier moment
L’organisation d’un évènement, quel qu’il soit dans la précipitation donne très rarement de bons résultats. Vous pourriez avoir l’impression d’être au contrôle de tout, mais cela finit très souvent mal. Par ailleurs, cela vous obligera à prendre des décisions que vous regretterez à coup sûr. L’une des plus courantes est le choix d’un traiteur sans vraiment y réfléchir en détail. Dans un tel cas de figure, les chances que ses propositions soient satisfaisantes sont faibles.
De plus, vous risquez de gaspiller énormément d’argent en ne comparant pas les offres pour avoir de meilleures propositions. L’idéal serait donc de prendre de l’avance sur l’organisation de votre évènement. Cherchez au plus tôt un traiteur, afin de prendre les décisions qui s’imposent. Cela fera baisser la pression liée à une organisation hâtive de votre évènement. De plus, vous vous organiserez au mieux sur tous les plans.
3. Avoir des termes flous quant à la prestation
Le professionnalisme doit être au rendez-vous à toutes les étapes pour que votre évènement se déroule au mieux. Ce n’est donc pas la peine de vous lancer à la dernière minute dans une organisation. Dans le cas contraire, les termes de la collaboration avec le traiteur risquent d’être flous. Vous n’aurez aucune idée du menu, et encore moins des ingrédients qui seront utilisés. En fonction du contrat, certains services traiteurs gèrent les couverts et d’autres détails de l’organisation.
Prendre le temps de discuter de tous ces paramètres est la meilleure chose à faire pour éviter l’échec de votre évènement. Il est très important de connaitre le nombre de serveurs qui sera déployé par exemple. Le jour J, vous devrez également définir le déroulement des différentes activités. L’arrivée trop tôt ou tard du traiteur peut impacter la qualité des repas qui seront servis. Passez donc tous les aspects au peigne fin en amont, afin de réduire les dysfonctionnements qui pourraient se produire.
4. Ne pas enquêter à propos du traiteur
Dans certains cas, vous pourriez déjà savoir si l’organisation de votre évènement sera un échec en fonction du profil du traiteur recruté. Comment s’y prendre ? Passez en revue les références à propos du prestataire que vous souhaitez engager. Les évènements auxquels il a déjà participé pourront vous en dire plus quant à son expérience. Que pensent les clients de ses prestations ? Internet peut vous aider aujourd’hui à en prendre connaissance en quelques clics.
Il ne sert donc à rien de vous focaliser sur le menu qui vous sera proposé pour votre évènement. Allez au-delà, et intéressez-vous également aux autres détails de l’organisation.